Personalmanagement  

Als Arzt haben Sie verschiedene unternehmerische Herausforderungen zu meistern. Sie müssen verschiedene Rollen in einer Person vereinen, wo es in anderen Unternehmen für jede einzelne Rolle einen alleinigen Verantwortlicher gibt. So sind Sie einerseits kurativ tätig, andererseits fungieren Sie als Finanzchef, Verkäufer, Stratege und nicht zuletzt als Arbeitgeber.

Leider kommt der Themenkomplex Personalmanagement in der Arztpraxis viel zu kurz. Doch gerade bei der Auswahl von qualifizierten Fachkräften fürs Praxisteam ist es elementar, sich mit dieser Materie zu beschäftigen. Gerade auch im Hinblick darauf, wenn man bedenkt, dass Personal die teuerste Investition in der Arztpraxis ist und Sie einen Großteil Ihrer Zeit mit Ihrem Team verbringen, darf dieses Thema nicht zu kurz kommen. Damit es Ihnen gelingt, langfristig motivierte und zufriedene Mitarbeiter an Ihre Praxis zu binden, sollten Sie sich auch mit den Grundlagen der Personalführung und Personalentwicklung beschäftigen.

Personalmanagement gliedert sich in vier Teilbereiche: Personalbeschaffung, Personaleinsatz, Personalführung und Personalentwicklung.

Wir möchten Ihnen hier einen kurzen Einblick in die Personalbeschaffung, sowie Personalführung und –entwicklung geben.

Zu Beginn der Personalbeschaffung sollten Sie eine Personalbedarfsplanung durchführen und so ermitteln, wie viel Personal Ihre Praxis benötigt. Dazu empfiehlt es sich eine Stellenbeschreibung aufzusetzen und sich über die geforderten Persönlichkeitsprofile Ihrer neuen Mitarbeiter klar zu werden. Überlegen Sie sich dann, wo Sie ein Inserat für die zu besetzende Stelle schalten möchten.

Eingehende Bewerbungsunterlagen sollten auf folgende Punkte geprüft werden: 

•  Vollständigkeit (Lebenslauf, Anschreiben mit Motivation, Arbeitszeugnisse, Arbeitsbescheinigungen, Weiterbildungsnachweise)  

• Diskrepanzen oder Lücken im Lebenslauf  

• besondere Qualifikationen oder Referenzen

• passend zur Stellenbeschreibung

• Checkliste zum Abgleich  

Planen Sie für Bewerbungsgespräche ausreichend Zeit ein und führen Sie aktiv das Gespräch, in dem Sie viele offene Fragen stellen. So bekommen Sie einen guten Eindruck über die jeweiligen BewerberInnen. Es empfiehlt sich, ein Teammitglied in das Bewerbungsinterview mit einzuladen und einen Probearbeitstag mit der potentiellen Arbeitskraft zu vereinbaren. An diesem haben Sie Gelegenheit die Person dann live in der Praxis zu erleben und Sie bekommen ein Gefühl dafür, ob Sie auch in das bereits bestehende Team passen würde.

Wenn Sie sich für eine geeignete Kandidatin entschieden haben, gilt es deren Einarbeitung zu planen. Wählen Sie dafür eine qualifizierte Mitarbeiterin aus, die mit den Praxisabläufen und der Organisation bestens vertraut ist und so der neuen Kollegin als Mentorin zur Seite stehen kann. Des Weiteren empfiehlt sich die Einführung eines „Praxishandbuches“. Dieses gibt einen Überblick über Einführung grundlegender Arbeitstechniken und praxisinterner Informationen.  Zudem wird dadurch die Zeit des Einlernens erheblich verkürzt.

Das Hauptmedium der Personalführung ist die Kommunikation mit dem Mitarbeiter. Nur wenn Sie regelmäßig das Gespräch mit Ihrem Team suchen, erfahren Sie, wie wohl oder unwohl sich Ihre Mitarbeiter an Ihrem Arbeitsplatz fühlen. Haben Sie daher jederzeit ein offenes Ohr für deren Sorgen oder Probleme und ermuntern Sie Ihr Team, sich an Sie zu wenden, wenn irgendwo „der Schuh drückt“. Dadurch verhindern Sie, dass etwaige Konflikte eskalieren. Umfragen zufolge ist die häufigste Ursache für Demotivation am Arbeitsplatz die fehlende Kommunikation zwischen Chef und Team.

In der Arztpraxis lassen sich folgende Führungsgespräche unterscheiden: 

•  Gespräche mit neuen Mitarbeitern: Hier erhält der neue Teamkollege einen Einblick in die Strukturen der Arztpraxis und wird in seinen Aufgaben- und Verantwortungsbereich eingewiesen. Außerdem werden die gegenseitigen Erwartungen an die Zusammenarbeit geklärt.

• Zielgespräche: Arzt und Fachkraft diskutieren in diesem Gespräch sowohl die Zielerreichung des vergangenen Zeitraums, als auch die neuen Ziele für den aktuellen Bewertungszeitraum. Bei der Zielvereinbarung sollte beachtet werden, dass die Ziele „smart“ definiert werden und zwar spezifisch, messbar, angemessen, realistisch und terminiert gebunden. Beide Seiten sollten sich auf die Zielgespräche gut vorbereiten. Die Ergebnisse sind zu besseren Nachvollziehbarkeit schriftlich zu fixieren.

• Feedbackgespräche: Dienen dazu, dass der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Rückmeldung über ihre Leistung oder ihr Verhalten gibt. Diese Gespräche sind sehr wichtig, da der Arbeitnehmer dadurch die Chan ce erhält, seine Verhaltensweisen oder seine Arbeitseinstellung zu verändern. Allerdings ist hier besondere Vorsicht geboten und auf eine gute und angenehme Gesprächsatmosphäre zu achten. Auch wenn Sie unangenehme Themen besprechen müssen, versuchen Sie immer zuerst die positiven Eigenschaften Ihrer Mitarbeiterin zu nennen. Es sollte eine Selbstverständlichkeit sein, dass diese Gespräche unter vier Augen stattfinden.

Ein weiterer Punkt, der erfolgreichen Personalführung, ist die regelmäßige Durchführung von Teammeetings bzw. Praxisbesprechungen. Diese Treffen sollten in einem gewissen Turnus (z.B. jeden ersten Mittwoch des Monats oder alle vierzehn Tage) zu einem Zeitpunkt stattfinden, an dem kein Zeitdruck herrscht. Sie dienen allen Mitarbeitern und der Führungskraft als Plattform um Verbesserungsvorschläge hinsichtlich Abläufen in der Praxis auszutauschen, Kritik zu äußeren und fachspezifische Themen sowie Teamthemen zu besprechen. 

Wenn Sie Mitarbeiter auf Dauer an Ihre Praxis binden wollen, brauchen Sie geeignete Anreizsysteme. Hierbei wird unterschieden zwischen extrinsischen (finanzielle Entlohnung) und intrinsischen (Spaß an der Arbeit) Motivationsfaktoren. Monetäre Anreize wirken zwar kurzfristig produktivitätssteigernd, machen aber langfristig keine zufriedenen Mitarbeiter aus. Hingegen steigern die Übertragung von mehr Verantwortung, interne Beförderung z.B. zur Erstkraft oder Praxismanagerin, die Möglichkeit der fachlichen oder persönlichen Weiterentwicklung durch Teilnahme an geeigneten Weiterbildungsveranstaltungen dauerhaft die Motivation und Zufriedenheit Ihrer MitarbeiterInnen. Nehmen Sie sich daher für die Personalentwicklung Ihres Teams Zeit, denn motivierte Mitarbeiter bringen aus eigenem Antrieb eine gute Leistung und engagieren sich für Ihren Praxiserfolg.

Bedenken Sie, dass Sie als Führungskraft eine Vorbildfunktion haben und ein Zusammenhang besteht zwischen guter Führung und erfolgreicher Praxis. Nur wenn Sie eine gute Führungskraft sind, haben Sie ein motiviertes Team. Dies wirkt sich positiv auf die Patientenzufriedenheit und aufs Arbeitsklima aus, woraus schlussendlich eine erfolgreiche Praxis resultiert.

[Vorlagen/newsletter-praxismanagement.htm]

 

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